Godkjent SkatteFUNN-prosjekt? Slik organiserer du deg for å få mest mulig ut av prosjektet

Har du fått godkjent søknaden din om et SkatteFUNN-prosjekt? Da har du rett til å kreve skattefradrag for kostnader knyttet til FoU-prosjektet. Med godkjenningen, følger det også noen plikter søkerbedriften må overholde.

Igaidi har i en årrekke jobbet med oppfølging av SkatteFUNN-prosjekter på vegne av våre kunder. Erfaringen vår viser at bedrifter som følger en enkel, men strukturert oppskrift i starten av FoU-prosjektet, også er bedriftene som får mest ut av SkatteFUNN-prosjektet.

Vil du ha bistand til identifisering og søknad om SkatteFUNN-prosjekt? Ta kontakt med Igaidi.

I denne artikkelen deler vi våre åtte viktigste verktøy for hvordan du best mulig kan organisere og følge opp ditt SkatteFUNN-prosjekt:

Etabler prosjektledelse for prosjektet tidlig

Er SkatteFUNN-prosjektet satt opp med en egen intern prosjektleder eller koordinator som følger opp prosjektet på en ukentlig basis? Hvis ikke, etabler dette umiddelbart. Slik får du kontroll på hva som skal gjøres og hvilke ansatte som skal delta i ulike faser og hvilke eksterne kostnader du bør ta høyde for. Prosjektansvarlig skal i tillegg være hovedansvarlig for at det føres et løpende prosjektregnskap og signere timelister til ansatte som deltar i FoU-arbeidet.

Hvilke ansatte kan eller bør delta i FoU-prosjektet?

Når du igangsetter et nytt FoU-prosjekt, lag en oversikt over alle potensielle ansatte som skal jobbe med prosjektet. Dette gjelder alle type ansatt-ressurser som kan tenkes å delta eller bidra i prosjektet underveis. På denne måten sikrer du at alle fradragsberettigede timer blir inkludert.

Sett opp et oversiktlig prosjektregnskap

Det stilles krav fra myndighetenes side om at det må føres et eget prosjektregnskap for SkatteFUNN-prosjektet. Dette regnskapet skal føres separat og adskilt fra virksomhetens øvrige regnskap. Fordelen med dette – utover at bedriften selvsagt overholder myndighetenes krav – er at bedriften får en løpende oversikt over FoU-prosjektet og har muligheten til å justere organiseringen av FoU-prosjektet underveis. Prosjektregnskapet vil også kunne gi deg en indikasjon på om budsjettet som ble satt opp i forbindelse med søknaden fortsatt fremstår realistisk. I tillegg vil du raskt se hvorvidt alle ansatte som har deltatt i prosjektet, har ført opp korrekt antall timer og om fradragsberettigede, eksterne kostnader er tatt med. Du kan lese mer om formalia og andre fakta knyttet til prosjektregnskap på Forskningsrådets websider.

God oversikt og rutiner for timeføring

Når du har en oversikt over alle ressurser som skal delta i prosjekt, opprett rutiner for timeføring og hvordan ansatte som jobber med prosjektet skal føre timeregnskap. Det skal fremgå av timelistene hvilket delmål i prosjektet vedkommende har jobbet med og det er nyttig med noen få ord om hva den ansatte faktisk har utført. Hvis bedriften ikke har et moderne verktøy for timeregistrering bør dette anskaffes, men Igaidi tilbyr også enkle verktøy som godkjennes av revisorer.  Det er et krav at bedriften har system for timeregistrering på prosjektet fra myndighetenes side. Vi anbefaler at det innføres enkle, skriftlige rutiner for timeføring og som gås gjennom nøye med alle medarbeidere som skal delta i FoU-prosjektet.

Signering av timelister – både den ansatte og prosjektansvarlig

For å dokumentere personalkostnader er bedriften pliktig til å legge frem timelister. Husk at alle timelister skal signeres av den enkelte ansatte hvert kvartal. I tillegg skal bedriftens prosjektansvarlig signere timelistene til den ansatte.

Etabler rutiner for å få med de reelle kostnadene til prosjektet

Husk at all tidsbruk knyttet til prosjektet er fradragsberettiget. Dette inkluderer selvsagt all direkte forsknings- og utvikling, men også kostnader og timer knyttet til prosjektledelse av utviklingsprosjektet, interne og eksterne arbeidsmøter og annet relevant ressurspådrag for bedriften. Dette må dokumenteres med timelister på ordinær måte og tas med i prosjektregnskapet.

Eksterne kostnader

Det er viktig å etablere rutiner med samarbeidspartnere og andre som skal bidra i prosjektet. Dette betyr blant annet at bilag og fakturaer bør være spesifiserte og detaljerte nok til at revisor kan se at de inngår i SkatteFUNN-prosjektet. For internfakturering mellom nærstående selskap gjelder også egne regler. For nærstående selskaper som leverer timer til prosjektet, må det også føres timer og et adskilt prosjektregnskap.

Start dialogen med revisor og arbeidet med rapportering tidlig

Alle SkatteFUNN-prosjekter skal sende inn års- eller sluttrapport. Innfør gjerne rutiner for rapportering tidlig, ikke utsett dette til nært fristen. Det er også svært viktig å ha tett dialog med bedriftens revisor, og drøfte problemstillinger knyttet til timeføring, dokumentasjon på eksterne kostnader og annet tidlig i prosjektet. Du kan lese mer om våre beste tips for rapportering på bedriftens SkatteFUNN-prosjekt her.

Dersom du har spørsmål knyttet til oppfølgingen av ditt FoU-prosjekt eller ønsker å se på mulighetene for et nytt SkatteFUNN-prosjekt, ta gjerne kontakt. Våre erfarne fagrådgivere er klare til å bistå, og for oss er tett oppfølging av våre kunders SkatteFUNN-prosjekter, en selvfølge.