Visma Resolve: Kunstig intelligens løser store administrative floker

Har du tenkt på hvor mye som foregår “behind the scenes” for at oppgaver som regnskap, fakturering, turnusplanlegging og timelister skal gi minst mulig hodebry? Med kunstig intelligens i verktøykassa har det åpnet seg helt nye muligheter for å effektivisere arbeidsflyten.

Visma Resolve er et digitalt produktutviklingsselskap i Visma-konsernet som tar tak i utfordringer og muligheter hos sluttbrukerne. Selskapet leverer såkalte AI API-er til konsernets mer enn 180 selskaper, og jobber blant annet med noen av de største utfordringene i skjæringspunktet mellom administrasjon, teknologi og maskinlæring.

– Da Visma Resolve ble etablert i 2018, var det “ingen” som snakket om AI, sier selskapets daglige leder, Martin Sommerseth. 

Nå skjer det mye. Visma Resolve har brukt SkatteFUNN-ordningen til å utvikle flere digitale løsninger de siste årene, hvor maskinlæring og optimeringsteknologi er den magiske ingrediensen. Her skal vi se på noen av FoU-prosjektene de har gjennomført.

Flere heltidsstillinger ved å effektivisere turnusplanleggingen

Turnusplanlegging er et skikkelig puslespill med mange hensyn som ofte kolliderer. Det er vanskelig og tidkrevende arbeid hvor en må se på alt fra juridiske bestemmelser til de ansattes individuelle preferanser. Med andre ord: et interessant problem å redusere med AI.

– Gjennom produktet Automatic Rostering får vi lagt inn data over alle tilgjengelige ressurser, og systemet gir tilbake optimerte planer, forklarer Sommerseth.  Tilbakemeldingene fra sluttbrukerne er svært positive: Produktet frigjør mye tid samtidig som de ansatte er mer fornøyde.

Denne måten å jobbe på, gjør det mulig å skape flere heltidsstillinger. Man kan si at puslespillet går bedre opp når man setter kunstig intelligens på saken; hullene tettes i tråd med arbeidsmiljøloven, og man trenger ikke lenger å dekke opp vakter på en måte som skaper ugunstige deltidsstillinger.

– Pilotversjonen ble lansert i Sverige i 2020, og produktet blir brukt blant annet av svenske Postnord, som allerede sjonglerer 6000 ansatte gjennom planleggingsverktøyet. I løpet av året skal ytterligere 14000 Postnord-ansatte inn i systemet. Vi skal også lansere Automatic Rostering i Belgia denne våren, sier Sommerseth.

 

Mer presis timeregistrering løser problemet med feil i lønnskjøring

Et annet administrativt problem som går igjen i mange selskaper, er den store feilmarginen rundt timeregistrering og godkjenning. Feil lønnskjøring og feilfakturering fører til ekstraarbeid i flere ledd, så her er det mye tid å spare. 

– Avviksdeteksjon på timeregistrering er et SkatteFUNN-prosjekt hvor vi bruker maskinlæring til å oppdage avvik, og å skille sterke og svake avvik fra hverandre. Dette skjer ved hjelp av mønstergjenkjennelse.

Må velge de riktige problemene å løse

– Det er mye kompleksitet rundt oppgaveplanlegging og bemanning, og dermed mye å jobbe videre med, sier Sommerseth. 

Dette er forskningstunge prosjekter, og det er flere kriterier som er med på å bestemme hvilke prosjekter de går i gang med. Problemet som skal løses må være stort nok, verdien av en løsning må være tilstrekkelig høy, og det må være mulig faktisk å løse problemet. Stadig kommer vurderingen ned til hva som vil gi den aller største effekten i tid og penger spart.

– Vi snakker mye med kundene, og drar ut på fysiske besøk for å se verktøyene våre i praksis. Det er viktig at ingeniørene våre forstår sluttbrukeren. Vi har også et team som jobber med å støtte kundene våre når de skal ta i bruk sine nye løsninger.

Fikk ja på 4 av 4 søknader i virkemiddelapparatet

Visma Resolve har også utviklingsprosjekter knyttet til lageroptimering, samt reduksjon av avvik i fakturahåndtering. I alt er fire FoU-prosjekter godkjent med hjelp av Igaidi. Det å få hjelp i kommunikasjonen opp mot virkemiddelapparatet, har vært verdifullt for Visma Resolve. 

– Vi er superfornøyde. Tidligere trodde vi at det var like greit å skrive søknader selv, siden vi kunne alt om produktet og problemområdet. Men etter at vi fikk avslag i 2022, skjønte vi at vi trengte kompetanse. Det er noe med å formulere beskrivelser og søknader slik at de treffer dem som sitter og vurderer søknadene. Vi er jo farget av vår egen bransje, og kan være mer i tvil om hva det er riktig å vektlegge. Det å få ja på 4 av 4 søknader, tror jeg ikke vi hadde klart for egen maskin, sier Sommerseth.